Algemene voorwaarden dienstverlening Coach in Bedrijf

Algemene voorwaarden Coach in Bedrijf

Hieronder staan onze vernieuwde, eenvoudig leesbare voorwaarden. Ze beschrijven wat wij, Coach in Bedrijf, als opdrachtnemer doen en beloven. We leggen kort onze werkwijze, kwaliteit, privacy en aansprakelijkheid uit. Onze inzet is een duidelijke inspanningsverplichting. Als Klant (de natuurlijke persoon of rechtspersoon die met ons een overeenkomst sluit) leest u hieronder wat u van ons mag verwachten.

1. Reikwijdte, rangorde en elektronische aanvaarding

Deze voorwaarden gelden voor al onze offertes, aanbiedingen en overeenkomsten. Ze beschrijven alleen onze verplichtingen. Bij strijdigheid geldt deze rangorde: (1) de offerte/overeenkomst (incl. bijlagen), (2) een verwerkingsovereenkomst, (3) deze voorwaarden. Kort gezegd: wat we samen specifiek afspreken in de offerte gaat vóór deze algemene regels. Offertes en overeenkomsten kunnen digitaal worden gesloten en ondertekend. In deze voorwaarden bedoelen wij met “Klant” steeds de natuurlijke persoon of rechtspersoon die met ons een overeenkomst sluit en met “coach/trainer” de door ons ingeschakelde zelfstandige professional die de Diensten geheel of gedeeltelijk uitvoert.

2. Wat u van ons mag verwachten (onze inspanning)

Wij werken professioneel en zorgvuldig. We zetten onze kennis, ervaring en middelen (zoals tijd, passende professionals en hulpmiddelen) doelgericht en zorgvuldig in om samen met de medewerker en uw organisatie de vooraf besproken doelen te bereiken. We houden u op de hoogte en sturen bij waar nodig. 

3. Onze werkwijze bij coachopdrachten

We doen een telefonische intake, sturen een heldere offerte en geven inloggegevens voor ons beveiligde cliëntsysteem. Na akkoord matchen we de medewerker met een passende coach. Er is altijd eerst een kosteloos kennismakingsgesprek. Is er een klik tussen medewerker en coach, dan start het traject. We volgen de voortgang en bieden een dashboard met status (bijv. sessie 8 van 10) en gemiddelde tevredenheid. 

4. Onze werkwijze bij trainingsopdrachten

We verhelderen de trainingsvraag, stemmen vorm en inhoud af met een passende coach/trainer en sturen een heldere offerte. We blijven aanspreekpunt vóór, tijdens en na de training en volgen tevredenheid en voortgang. 

5. Inschakeling van derden en vervanging

Wij mogen voor onze Diensten derden inschakelen (coaches/trainers). Zij werken als zelfstandige professionals binnen onze kwaliteitskaders. Tussen de Klant en de coach/trainer ontstaat geen rechtstreekse overeenkomst, tenzij wij en de Klant daarover uitdrukkelijk en schriftelijk anders afspreken. De coach/trainer kan aan de uitvoering van de Diensten ten behoeve van de Klant geen zelfstandig recht ontlenen om de Klant aan te spreken voor betaling, schadevergoeding of enige andere aanspraak in verband met die uitvoering. Bij uitval of mismatch zorgen wij voor vervanging of een andere redelijke oplossing, zodat de dienstverlening zoveel mogelijk doorloopt.

6. Kwaliteit en professionaliteit

Wij werken met zorgvuldig geselecteerde en gekwalificeerde professionals. We bewaken kwaliteit via selectie, onboarding, feedback en evaluaties. Signalen en klachten verwerken we in een vast verbeterproces. 

7. Privacy, vertrouwelijkheid en dashboard-data

Wij gaan strikt vertrouwelijk om met informatie over medewerkers en leggen die plicht ook op aan onze professionals. Inhoud van coachgesprekken delen wij niet met de organisatie. Het dashboard toont alleen geaggregeerde voortgang en tevredenheid, zonder bijzondere persoonsgegevens (zoals gezondheidsgegevens). Wij verwerken persoonsgegevens volgens de wet en ons privacy statement; waar nodig sluiten we een verwerkingsovereenkomst. 

8. Beveiligd cliëntsysteem en beschikbaarheid

Wij bieden een beveiligd cliëntsysteem voor planning en communicatie en streven naar hoge beschikbaarheid. Werkt het systeem tijdelijk niet, dan schakelen we over op email of telefoon. Bij onderhoud of storingen treffen we redelijke maatregelen (zoals alternatieve planning/communicatie) en informeren we tijdig over herstel. 

9. Tarieven, annuleringsvoorwaarden en betaling

9.1 Tarieven

Onze tarieven worden vooraf in de offerte of overeenkomst gespecificeerd. Alle prijzen zijn exclusief btw. Tenzij wij schriftelijk anders afspreken, zijn tarieven die in dit onderdeel Tarieven worden genoemd exclusief locatiekosten, reiskosten en voorbereiding, behalve voor coaching zoals bepaald in artikel 9.1.1. Jaarlijkse indexatie vindt plaats op basis van de CPI van het CBS.

9.1.1 Coaching

Voor coaching werken wij op trajectbasis met een vast uurtarief. Het tarief voor coaching is inclusief locatiekosten, reiskosten en voorbereiding. De telefonische intake en het kennismakingsgesprek zijn kosteloos, tenzij wij schriftelijk anders afspreken.

9.1.2 Training

Voor trainingen werken wij met vaste tarieven per dag of dagdeel en, indien van toepassing, afzonderlijke uren voor afstemming, intakegesprekken met deelnemers en voorbereiding. Tenzij wij schriftelijk anders afspreken, zijn tarieven voor training exclusief locatiekosten, reiskosten en voorbereiding. Er is bij trainingen geen apart kennismakingsgesprek met de trainer; wij zorgen voor een passende coach/trainer die de training verzorgt.

9.2 Annuleringsvoorwaarden

Voor coaching en training gelden de volgende annulerings- en verplaatsingsregels.

9.2.1 Coaching

Voor coaching geldt: wordt een sessie binnen 24 uur voor aanvang geannuleerd of verplaatst, dan brengen wij 100% van de afgesproken vergoeding voor die sessie in rekening.

9.2.2 Training

Voor training geldt het volgende. Annuleert u meer dan 30 dagen voor de training, dan brengen wij 25% van de afgesproken vergoeding in rekening. Annuleert u tussen 30 en 14 dagen voor de training, dan is dat 50%. Annuleert u korter dan 14 dagen voor de training, dan brengen wij 100% van de afgesproken vergoeding in rekening. Verplaatst u de training meer dan 30 dagen van tevoren, dan rekenen wij niets. Verplaatst u de training tussen 30 en 14 dagen voor de training, dan rekenen wij 25%. Verplaatst u de training tussen 14 en 7 dagen voor de training, dan rekenen wij 50%. Verplaatst u de training korter dan 7 dagen voor de training, dan brengen wij 100% van de afgesproken vergoeding in rekening.

9.3 Betaling

Na akkoord factureren wij het coachingstraject of de training zoals afgesproken. Onze facturen moeten binnen veertien (14) dagen na factuurdatum zijn betaald. Dat is een vaste betaaltermijn. Betaalt u later, dan mogen wij wettelijke handelsrente en redelijke incassokosten in rekening brengen. Ook mogen wij de dienstverlening tijdelijk pauzeren. U kunt betalingen niet verrekenen of opschorten, behalve als de wet dat verplicht voorschrijft.

10. Intellectueel eigendom en gebruikslicentie

Alle door ons (of onze professionals) ontwikkelde materialen blijven ons eigendom of dat van onze licentiegevers. De organisatie krijgt een niet-exclusieve, niet-overdraagbare licentie voor intern gebruik binnen het traject of de training. Opnames (audio/video) maken we alleen na voorafgaande schriftelijke afstemming. 

11. Klachten en serviceherstel

Wij nemen klachten serieus. Meld uw klacht met toelichting. Wij onderzoeken, reageren binnen redelijke termijn en treffen passende maatregelen om op te lossen en herhaling te voorkomen. 

12. Aansprakelijkheid

Wij werken zorgvuldig en professioneel en zijn verzekerd. Gaat er toch iets mis, dan lossen we dat graag samen op. Bij aantoonbare schade door onze fout is onze aansprakelijkheid beperkt tot het bedrag van het betreffende trajectonderdeel (dat wil zeggen: het deel van de dienstverlening dat in de offerte als afzonderlijk onderdeel is benoemd, zoals een coachtraject (aantal sessies), een losse sessie, een trainingsdag of -dagdeel, aanvullende testen/analyses of voorbereidings-/overleguren), met als maximum het bedrag dat onze verzekeraar uitkeert. Dit maximum geldt per gebeurtenis (of reeks samenhangende gebeurtenissen). Wij vergoeden alleen directe, onderbouwde schade. Indirecte schade (zoals gemiste winst, productiviteitsverlies of gegevensverlies) vergoeden wij niet. Meld problemen zo snel mogelijk en help ons schade te beperken; dan kunnen we snel bijsturen of herstellen. Fouten van door ons ingeschakelde professionals vallen onder dezelfde beperking. 

Wij schakelen uitsluitend coaches/trainers in die gedurende hun inzet adequaat verzekerd zijn voor aansprakelijkheid in verband met hun werkzaamheden in het kader van de Diensten. Iedere coach/trainer die werkzaamheden voor de Klant verricht of zal verrichten, beschikt over een geldige beroeps- en bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering. 

13. Situaties buiten onze invloed en continuïteit

Bij situaties buiten onze invloed (zoals ziekte, storingen of overheidsmaatregelen) informeren wij u snel, nemen redelijke maatregelen (bijv. vervanging of verplaatsen) en stemmen vervolgstappen af. Duurt dit uitzonderlijk lang, dan zoeken we samen een eerlijke beëindiging van het betrokken onderdeel. 

14. Escalatie en geschiloplossing

Komen we er samen niet uit, dan voeren we eerst overleg. Lukt dit niet binnen 30 dagen, dan stellen we mediation voor voordat we een geschil voorleggen aan een rechter. Op onze relatie is Nederlands recht van toepassing. Komen we er niet uit dan leggen we geschillen uiteindelijk voor aan de rechter in de plaats waar ons bedrijf staat ingeschreven. 

— Versie: 22 juni 2026. Deze voorwaarden vervangen eerdere versies voor zover zij hetzelfde onderwerp regelen.